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Como escolher e contratar uma administradora

O síndico pode contratar uma pessoa física ou jurídica para auxiliá-lo na administração do condomínio. Devido à complexidade de suas funções, é recomendável que o faça.

Às vezes, o barato sai caro, ou seja, deixar de contratar uma administradora para economizar determinada quantia poderá se mostrar, no futuro, uma postura muito mais dispendiosa, se houver algum erro ou omissão.

O síndico deverá convocar a assembléia apresentando aos condôminos uma
administradora de sua confiança, relacionando o tipo de prestação de serviços,
honorários cobrados e prazo do contrato.

Contudo, uma administradora deve ser bem escolhida, para que ela, em vez de solução, não seja um problema a mais. Aqui vão alguns cuidados para escolher uma administradora:

• Peça proposta para três empresas;

• Consulte empresas indicadas por síndicos ou condôminos satisfeitos;

• Leia com atenção o contrato a ser assinado, o rol de serviços prestados,
etc.;

• Desconfie de honorários muito baixos;

• Desconfie daquelas que difamam outras administradoras;

• Peça uma lista de alguns condomínios administrados, com nome e telefone
dos síndicos, e ligue para alguns;

• Visite a empresa e seu site antes de contratá-la;

• Verifique com quem a empresa trabalha (bancos, fornecedores);

• Verifique o capital social, o quadro societário e o objeto social da
empresa;

• Verifique se a empresa tem sede própria;

• Verifique qual a forma de rescisão contratual prevista;

• Discuta com o conselho antes de se decidir por esta ou aquela empresa;

• Opte por empresas com boa administração de recursos humanos, que tenha
bons profissionais;

• Verifique se a empresa opera pelo sistema de conta pool, em que o dinheiro
do condomínio fica na conta bancária da administradora, ou pelo sistema de
conta bancária própria para cada condomínio. Escolha o que melhor atenda
às necessidades do condomínio;

• Verifique se o demonstrativo financeiro é feito em bases correntes (de 1 a
30/31 de cada mês), de modo a coincidir com a movimentação financeira do
condomínio. Esse expediente também facilita o controle dos recursos;

• Analise os pequenos detalhes do contrato. Exemplos: sistema de cobrança
de condôminos atrasados (se tem advogado próprio, se é obrigatório recorrer
ao advogado da administradora); sistema empregado para compra de
materiais (se permite que moradores apresentem orçamentos ou indiquem
empresas);

• Observar se no contrato há cláusula especificando que a administradora é
responsável pelo pagamento de multas ou despesas extras decorrentes de
seus erros. Exemplo: se não recolher o FGTS dos funcionários ou qualquer
outro encargo ou tributo no prazo, deve arcar com as multas;

• Solicitar um modelo de demonstrativo financeiro da administradora;

• Verificar se a administradora tem estrutura para assessorar o síndico na
cotação de serviços extras;

• Checar se a taxa de administração é aplicada sobre a despesa ou a receita
e avaliar o que seria mais conveniente para o condomínio;

• Dê preferência a uma administradora associada ao SECOVI-SP;

• Opte por empresas que dêem valor para qualidade. O SECOVI-SP certifica
todos os anos, pelo PQE – Programa Qualificação Essencial –
administradoras de condomínio. Peça uma cópia atualizada do certificado;

• Verifique todas as certidões da empresa (CNPJ, CND da Receita Federal,
Protestos etc.) e de seus sócios. Sempre peça cópias atualizadas;

• Analise a experiência da administradora e verifique quanto tempo de
atuação ela possui nesta área.

Ao síndico caberá a escolha da empresa administradora, a qual deverá ser aprovada pela assembléia geral de condôminos, mediante votação de praxe. Tal escolha deve basear-se na confiança recíproca. Sendo alcançada a aprovação, será o síndico a pessoa competente para assinar o contrato de prestação de serviços em nome do condomínio.

É decisão de competência do síndico a rescisão do contrato com a administradora. Porém, ainda que seja dispensável a realização de assembléia
para tanto, o síndico deverá ser cauteloso na tomada de decisão, eis que a
mesma poderá ter fortes repercussões econômicas. No caso, o contrato entre
as partes servirá de parâmetro para a rescisão, como é exemplo a definição
do prazo de aviso prévio, usualmente fixado de 30 (trinta) a 60 (sessenta)
dias.

O art. 1.348, § 2°, do novo Código Civil trouxe a inovação de que o síndico
pode transferir, total ou parcialmente, para a empresa administradora, não
somente as funções administrativas, como também os poderes de
representação, tudo mediante aprovação da assembléia, salvo se o contrário
dispuser a Convenção. Vale dizer que o mais usual é a ocorrência da mera
delegação das funções administrativas.

Especificamente sobre o assunto, o SECOVI-SP editou o “Guia de orientação
para escolha de uma administradora de condomínios”, cuja leitura é
recomendada.