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DICAS |
Despesas
São os gastos que um condomínio tem classificados
como ordinários e extraordinários, conforme
conceituação e divisão dos arts. 22 e
23 da Lei nº 8.245/91 (Lei do Inquilinato).
ORDINÁRIAS
As despesas ordinárias são as consideradas rotineiras
e necessárias ao funcionamento e manutenção
do condomínio, as quais são pagas pelos condôminos
e, em havendo locação, pelos inquilinos:
PESSOAL
• Salários
• Férias
• 13º salário
• Rescisões contratuais de trabalho
ENCARGOS SOCIAIS
• INSS
• FGTS
• PIS
• INSS de contribuintes individuais (antigos autônomos)
CONSUMO
• Água
• Energia elétrica das áreas comuns
• Gás
• Telefone de uso exclusivo do condomínio
MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO
• Elevadores
• Bombas
• Portões automáticos
• Interfones
• Piscina
• Jardim
• Antena coletiva
• Recarga de extintores
• Lavagem das caixas d´àgua e gordura
• Desinsetização das áreas comuns
ADMINISTRATIVAS
• Impressos, cópias e correio
• Isenção do síndico
• Despesas bancárias
• CPMF
• Honorários administrativos
MATERIAIS
• Materiais de limpeza e Higiene
• Uniformes
* EPIs – Equipamentos de Proteção Individual
SEGURO
• Apólice de Seguro
EXTRAORDINÁRIAS
Despesas extraordinárias são os gastos imprevistos
ou destinados com benfeitorias, ambos nas áreas de
uso comum:
EMERGÊNCIA
• Vazamentos
• Desentupimentos das prumadas
• Substituição de bombas d’água
• Troca ou substituição de equipamentos
BENFEITORIAS
• Reformas (garagem, piscinas etc.)
• Aquisição de equipamentos (academia
de ginástica, central telefônica etc.)
FUNDO DE RESERVA
Pode ser provisionado, no orçamento, uma arrecadação
destinada a constituir um fundo de reserva na forma prevista
na Convenção.
A constituição do fundo de reserva é
de responsabilidade do proprietário da unidade. Caso
haja necessidade de reposição total ou parcial
do fundo de reserva, devido à utilização
no custeio ou complementação das despesas ordinárias
do condomínio, a responsabilidade é do inquilino,
salvo se referente a período anterior ao início
da locação.
O fundo de reserva deve ser fixado quando da aprovação
do orçamento, estabelecido de acordo com a Convenção
Condominial, geralmente fixado entre 5% e 10% da arrecadação
mensal.
O síndico deve fazer aplicação financeira
em nome do condomínio, com aprovação
do conselho consultivo ou da assembléia geral para
maior segurança. A utilização do fundo
de reserva necessita da aprovação dos condôminos
reunidos em assembléia.
O síndico poderá utilizar esse fundo para pagamento
de despesas emergenciais, não previstas no orçamento.
Nesse caso, é aconselhável dar ciência
aos Conselheiros e ratificar a sua utilização,
na próxima assembléia geral do condomínio.
DOCUMENTOS E OBRIGAÇÕES DO CONDOMÍNIO
São diversos os documentos existentes no condomínio.
O prazo de guarda dos documentos administrativos, fiscais
e bancários é de 10 (dez) anos, já que
este é o prazo prescricional para a cobrança
das
dívidas do condomínio regularmente aprovadas,
nos termos do art. 205 do novo Código Civil. Quanto
às demais modalidades de documentos, caberá
ao síndico observar o prazo de guarda exigido por lei,
caso a caso. Livros recomendados:
• Livro de atas das assembléias;
• Livro de reclamações e sugestões;
• Livro de registro de empregados;
* Livro de inspeção do trabalho;
Esses livros devem apresentar termos de abertura e de encerramento,
assinados e rubricados.
DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA DO CONDOMÍNIO
O condomínio não é considerado pessoa
jurídica, sendo dispensada a declaração
de imposto de renda.
CADASTRO NACIONAL DAS PESSOAS JURÍDICAS - CNPJ
De acordo com a Instrução Normativa da Secretaria
da Receita Federal Nº. 87, de 84, os condomínios
que auferirem rendimentos de capital ou que pagarem rendimentos
sujeitos a retenção na fonte estão obrigados
à inscrição no CNPJ, apresentando os
seguintes documentos:
• Convenção do condomínio registrada
em cartório;
• Ata da assembléia que elegeu o síndico;
• Ficha de Inscrição Cadastral - FIC,
que pode ser adquirida em papelaria;
• Cópia do CPF do responsável (síndico)
que assinar a FIC.
Dar entrada da FIC, devidamente preenchida, em agência
da Receita Federal na jurisdição à qual
pertence o condomínio.
A Receita Federal disponibiliza em seu site (ver endereço
no final deste manual) o Programa de Auto-Regularização
de Situação Fiscal – PAR, por meio do
qual os condomínios podem normalizar sua situação
perante o fisco e obter a liberação de cartões
do CNPJ, dentre outros serviços.
O candidato a síndico não poderá possuir
pendência ou irregularidades junto a Receita Federal,
pois isso inviabilizará a obtenção ou
regularização do CNPJ.
CADASTRO DE CONTRIBUINTES DO MUNICÍPIO - CCM –
Consultar a legislação do seu Município
para verificar a obrigatoriedade do cadastro ou não
do condomínio junto à Prefeitura local.
Todavia, ao contratar um prestador de serviços deverá
verificar se ele é inscrito na prefeitura CCM, pois,
não sendo, o condomínio terá de recolher
o Imposto Sobre Serviços – ISS sobre o valor
cobrado pelos serviços prestados (o condomínio
não precisa ser inscrito no CCM para efetuar o recolhimento).
DEMONSTRATIVO FINANCEIRO MENSAL
Terminado o mês, a administradora (ou o síndico)
comumente apresenta um demonstrativo financeiro de contas
detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos
comprobatórios deverão ter o visto do síndico
e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.
A pasta conterá também informações
sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários,
saldos em poupança e aplicações, posição
do Fundo de Reserva, da conta benfeitorias, etc.
Um resumo, de no máximo duas folhas, poderá
ser enviado a cada condômino.
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